○小笠原村文書管理規程
平成14年10月1日
規程第4号
目次
第1章 総則
第2章 文書の収受及び配布
第3章 文書の処理
第4章 文書の発送
第5章 文書の整理及び保存
第6章 補則
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、小笠原村(以下「村」という。)における文書類の管理について、基本的事項を定めることにより、文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。
(文書の左横書き)
第2条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものを除く。
(1) 法令の規定により様式等を縦書きと定められたもの
(2) その他村長が特に縦書きを適当と認めたもの
2 文章を左横書きに書くときは、用字及び符号は別表1のとおりとする。
(1) 文書類 村の公務に関係のある文書及び各種記録(印刷物、図面、写真、フィルム、録音テープ及び電磁的記録等)並びに郵送等による現金、有価証券類、小包、宅配便等をいう。
(2) 収受文書 村に送達された文書類について、当該文書に係る主管課(以下「主管課」という。)長が一定の手続きに従つて収受したものをいう。
(3) 起案文書 村の意思を決定し、これを具体化するために、収受文書の内容により、または、村の職員の意思により、事案の処理についての原案を記載した文書をいう。
(4) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(5) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(6) 文書の保管 文書類を主管課の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
(7) 文書の保存 文書類を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(8) 移し換え キャビネットの上段に収納している当該会計年度の文書類を、事務室内のキャビネットの下段又は書棚等に移すことをいう。
(9) 置き換え 事務室内のキャビネットの下段又は書棚等に収納してある文書類を書庫等事務室以外の場所に移すことをいう。
(10) 文書管理システム 電子計算機(演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子処理装置をいう。)を利用して文書類の収受、起案、決定、保存、廃棄等の処理及び文書にかかわる情報の総合的な処理を行なう情報処理システムをいう。
(11) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であつて、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行つた者の作成にかかわるものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(12) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。
(文書取扱の原則)
第4条 文書類は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
2 文書類は常に整理し、その所在及び処理の状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。
(総務課長の職務)
第5条 総務課長は、文書事務を統括するとともに、次に掲げる事務を掌理するものとする。
(1) 村役場に到達した文書類の引き受け及び配布に関すること。
(2) 文書類の保管の指導及び保存に関すること。
(3) 文書類の廃棄処分に関すること。
(4) 文書管理システムの管理に関すること。
2 総務課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて、主管課長に対し必要な処置を求めることができる。
(主管課長の職務)
第6条 主管課長は、常にその課における文書事務が円滑かつ適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任及び文書取扱者の設置)
第7条 主管課長の文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任及び文書取扱者を置く。
2 文書取扱主任は、庶務担当係長がこれに当たる。
3 文書取扱者は、係員のうちから主管課長が任命する。
4 文書取扱主任が欠けた又は不在の場合は、文書取扱者のうちから、文書取扱主任の職務を努める者を、あらかじめ主管課長が、順位を定め任命する。
(文書取扱主任及び文書取扱者の職務)
第8条 文書取扱主任は、主管課長の命を受け、その所属する課における次の事務に従事する。
(1) 文書の形式審査に関すること。
(2) 文書の処理の促進及び進行管理に関すること。
(3) 文書事務の改善指導及び適正化に関すること。
(4) 文書類の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) 文書管理システムの運用に関すること。
(6) 総合行政ネットワーク文書の送信及び受信並びに電子署名に関すること。
(7) その他文書事務処理に関し必要なこと。
2 文書取扱者は、文書取扱主任を補佐し、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書類の収受に関すること。
(2) 文書類の発送に関すること。
(3) 文書類が所定のキャビネットに適切に収納されるよう常に点検整理すること。
(4) 文書類の保管に関すること。
(5) 文書管理システムの利用に関すること。
(文書管理の簿冊等)
第9条 文書類の管理に要する簿冊等は、次のとおりとする。
1 総務課に備える簿冊等
(1) 文書収発カード(第1号様式)
(2) 条例規則等告示公布原簿(第2号様式)
(3) 特殊文書収受簿(第3号様式)
(4) 郵券出納簿(第4号様式)
(5) 文書保存目録(第5号様式)
(6) その他文書処理のため必要な簿冊、帳票
2 その他の課に備える簿冊等
(1) 文書収発カード
(2) 郵券出納簿
(3) 文書保存目録
3 地方行政機関(以下、「支所」という。)における簿冊等
(1) 文書収発カード
(2) 特殊文書収受簿
(3) 郵券出納簿
(4) 文書保存目録
(5) その他文書処理のため必要な簿冊、帳票
(文書の記号と番号)
第10条 受発文書には、受発した当該会計年度の数字の次に、小笠原の3文字及び主管課名のうちから他課と識別できる2字以内を加えた文字からなる記号と村がその意思を決定して発布するものには「発」、収受文書には「収」の記号を付し、番号を記載しなければならない。
2 浄書文書においては、「収」、「発」の記号を省略するものとする。
3 文書の番号は、各記号ごとに毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。ただし、同一事案の処理に所属する往復等の関係文書は、完結するまで同一文書番号を用い、各文書には、「の2」、「の3」等の枝番号を付することができる。
(文書処理の年度)
第11条 文書類の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、毎年4月1日から翌年3月31日までの会計年度とする。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第12条 村役場に到達した文書類は、総務課長がこれを受け主管課に配布するものとする。配布された文書類は、主管課長が収受し、課収受印(別表2)を押印するものとする。また、支所に到達した文書類は、支所長が収受し、課収受印を押印するものとする。
2 総務課長は、引き受けた文書類のうち、村長若しくは村宛の文書類又は開封しなければ主管課のわからない文書類を開封し、主管課を決定するものとする。ただし、親展(秘)文書は除く。
3 現金書留、書留、内容証明、配達証明等並びに親展及び秘匿扱いの文書類は、総務課長が収受し、封筒に課収受印を押し、特殊文書収受簿に所要事項を記載した後、直接名宛人に配布し、その受領印を押印させるものとする。
4 訴訟、行政不服申立て、陳情書等の文書類で、その収受の日時が権利の得喪にかかわると認められる文書類は、収受時間を課収受印の下に明記した後、主管課に配布するものとする。
5 2課以上に関係のある文書類は、最も関係の深いと認める課に配布する。ただし、異例に属するもの、その他配布先に疑義あるものについては、総務課長がその所管を定める。
6 開封した文書類のうち、重要又は異例にわたると認められるものについては、関係課に配布する前に村長又は副村長の閲覧を受けなければならない。
(通信回線の利用による収受)
第12条の2 通信回線を利用した送受信装置に着信した電磁的記録の取り扱いについては、次の各号による。
(1) ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、前条の規定により収受の処理を行うものとする。
(2) 電子メール及び総合行政ネットワークにより受信した電磁的記録のうち収受の処理が必要なものは、文書管理システムに記録するものとする。
(各課における収受文書の取扱い)
第13条 総務課から配布を受けた文書類及び前条第1号の規定により紙に出力された電磁的記録は、課収受印を押し、文書収発カードに記載の上、主管課長の閲覧を受けなければならない。ただし、軽易な文書類については、文書管理システムへの記録及び文書収発カードの記載を省略することができる。
(文書収受の特例)
第14条 新聞、雑誌、広報誌その他これに類するものは、前3条の規定による処理を省略することができる。
(配布文書の転送)
第15条 文書取扱主任は、配布された文書類のうち当該課の主管でないと認めたものがあるときは、速やかに主管課へ転送するものとする。
第3章 文書の処理
(処理)
第16条 各課において文書類の配布を受けたときは、直ちにこれを処理するよう努めなければならない。
(処理方針の指示)
第17条 主管課長は、収受した文書類を閲覧し、当該文書について自ら処理するもののほか、その処理方針を示さなければならない。
(起案)
第18条 事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。
2 軽易な事案については、起案用紙を用いず文書の余白等を利用して処理し、又は電話その他便宜の方法により行うことができる。ただし、電話その他便宜の方法によつて処理した場合は、その処理状況を必ず記録しておかなければならない。
(起案の要領)
第19条 起案は、次項に規定する場合及び別に定めのある場合を除き、起案をする者(以下「起案者」という。)が、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力すること(以下「電子起案」という。)により行なうものとする。
3 起案文書には、理由、経過、経費を伴うものは予算科目及び引用法令の抜粋等を明らかにする参考事項を附記し、必要に応じ関係書類を添付しなければならない。
4 収受文書に基づく起案文書には、当該収受文書を必ず添付しなければならない。
(特別取扱方法)
第20条 起案文書(電子起案によるものを除く。)には、事案の性質により、「至急」、「秘」、「例規集収録」、「公印省略」、「割印省略」、「配達証明」、「速達」等の注意事項を所定欄に朱書きすることによつて表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れてその旨を表示しておかなければならない。
(文書の発信者名)
第21条 庁外へ発送する文書は、村長名を用いる。ただし、次の各号に掲げる場合については、この限りでない。
(1) 対内文書は、特に重要なものを除き、副村長又は課長名を用いることができる。
(2) 対外文書のうち、課長あての照会その他に対する回答文書で、その内容が副村長、課長の専決事案に属するものについては副村長、課長名とすることができる。
(3) 事案の性質により、村及び村役場名を用いることができる。
2 対内文書には、職名のみを用い、氏名等を省略することができる。
(事務担当者の表示)
第22条 前条の規定により発送する文書には、照会その他便宜に資するため、当該文書の末尾に事務担当者の所属、氏名及び電話番号等を記入することができる。
(起案文書の登録等)
第23条 起案文書(電子起案によるものを除く。)は、文書収発カードに所要事項を記載しなければならない。
2 収受文書により起案する場合には当該収受文書の番号を、収受番号によらないで起案する場合には発議する番号を、それぞれ起案文書の番号とする。
3 決定又は決裁済みの条例、規則、規程及び告示並びに公布の番号は、総務課において条例規則等告示公布原簿に記載する。
(他課との関係)
第24条 事案の処理に関し、他の課との関係については、あらかじめ口頭又は電話をもつて協議し、若しくは合議等の方法により行うものとし、やむを得ない場合のほか、相互間の文書の往復は避けなければならない。
(合議)
第25条 事案の処理に関し、他課と協議を要するものについては、関係課に起案文書の回付(以下「合議」という。)を行い、その協議を経たうえで決裁権者の決裁を受けなければならない。
2 村長の決裁を受けるものについては、すべて副村長及び総務課長に合議し、副村長の決裁を受けるものについては、すべて総務課長に合議しなければならない。ただし、契約及び出納に係るものについては、総務課長合議を省略することができる。
3 合議は、すべて流れ方式によるものとし、特に臨時急施を要するもの又は機密その他重要な内容のものについては、内容を説明できる職員が持回りすることができる。
4 合議を受けた課において異議あるときは、速やかに起案した課(以下「起案課」という。)にその旨を連絡し、協議が整つたときは、起案課において訂正又は再起案をしなければならない。協議が整わないときは、異議のある課において異議要旨を記載した文書を添付し、他に回付しなければならない。
5 合議先は、真に必要な関係課について行い、決裁の促進をはからなければならない。
6 決裁事項の供覧をもつて足る関係課については、決裁後供覧と区分して表示し、決裁後当該文書を供覧のために回付するよう留意しなければならない。
(廃案又は内容変更の通知等)
第26条 他課に合議した起案が廃案となつたとき、又は当該起案の内容に変更が加えられたときは、その旨を既に合議の終了した関係課に連絡しなければならない。この場合、内容の変更については、再度合議しなければならない。
(供覧)
第27条 起案を要しない文書類で供覧をもつて足るものについては、起案用紙を用いてその要旨を記載し、供覧するものとする。ただし、軽易なものは、文書類の余白に供覧の表示を行い、供覧先に文書類を回付することができる。
(決裁等の方法)
第28条 起案文書の決裁は、決裁権者が、電子起案によるものにあつては文書管理システムに決裁を行なつた旨を記録することにより、書面起案によるものにあつては起案用紙の所定欄に決裁権者が署名又は押印することにより行う。合議又は供覧を受けた者の表示もまた同様とする。
2 小笠原村役場処務規程(昭和53年規程第1号)第7条、第8条又は第9条の規定により代決を行なつた者は、代決した日付を、電子起案による起案文書にあつては文書管理システムに記録し、書面起案による起案文書にあつては起案用紙の所定欄に記入するとともに文書管理システムに記録するものとする。
(機密又は緊急事案の処理)
第29条 機密又は緊急を要する起案文書は、上司の指揮を受けて通常の手続きによらず、適宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続きをとらなくてはならない。
(文書の完結日)
第30条 文書の完結日は、次の各号による。
(1) 帳簿類
ア 2年以上継続して記録する帳簿類は、最終年度の記録が終わつた日
イ 加除式の帳簿類から除冊された帳簿類は、除冊された日
(2) 出納の証拠書類は、その出納のあつた日
(3) 契約文書は、その契約を締結した日
(4) その他一般文書は、当該文書の決裁のあつた日。ただし、施行を要する文書については、施行した日
(文書の処理経過)
第31条 事務担当者は、文書(電子起案によるものを除く。)が完結するまで、その処理経過を文書収発カードの処理経過欄に記載しなければならない。
(未完結文書の追及)
第32条 文書取扱主任は、主管課長の指示を受け、文書管理システム及び文書収発カードによつて未完結文書を追及し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。
(未完結文書の整理)
第33条 主管課において閲覧途中の収受文書又は決裁途中の起案文書等については、常にその処理状況がわかるように整理して、一定の場所に保管しなければならない。
2 文書取扱主任は、常に未処理文書を調査し、その処理の促進に努めなければならない。
第4章 文書の発送
(浄書)
第34条 決裁済みの起案文書は、必要に応じて浄書し、照合するものとする。この場合において、浄書文書の写しを起案文書に添付しなければならない。
(公印及び電子署名)
第35条 発送を必要とする文書は、小笠原村公印規則(昭和43年小笠原村規則第1号)の定めるところにより、公印を押し、直ちに発送しなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については、「(公印省略)」の記載をして、その押印を省略することができる。
2 公印の押印をした者は、起案文書の所定欄に押印しなければならない。
3 総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。
4 電子署名を行なうために必要な手続きその他の事項は、別に定める。
(発送)
第36条 発送を要する文書は、主管課において発送手続きをとり、それぞれ発送するものとする。
2 書面起案による文書を発送した者は、起案文書の所定欄に押印しなければならない。
(通信回線による発送)
第37条 通信回線(総合行政ネットワークを除く。)を利用した文書の発送は、次の各号に掲げるすべての事項に該当するものとする。
(1) 公印の押印を省略した文書
(2) 課長決裁事案のもの
(3) 秘密の取扱いを要しないもの
2 前項の場合において、文書発送の相手から通信回線利用の同意を得た場合に限るものとする。
3 第1項の規定により文書を発送したときは、文書管理システムにその旨を記録し、又は起案用紙の特別取扱方法欄に「通信回線」と記入しなければならない。
4 総合行政ネットワーク文書の発送は、総合行政ネットワークに接続している指定された端末により行なうものとする。
(通信回線により発送した文書の取扱い)
第38条 前条第1項の規定により文書を発送したときは、当該送信の相手において通信回線により受信された電磁的記録又は出力された印刷物は、浄書文書として発送され到達した文書とみなす。
(電報の取扱い)
第39条 電報は、主管課が総務課と協議の上発信する。
2 電報の取扱いは文書と同様に行うものとする。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第40条 文書類は、常に文書分類保存年限表に基づき分類し、その性質に応じて、文書管理システム又はファイリング・システムにより整然と整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管、又は保存しておかなければならない。ただし、主管課長が文書管理システム又はファイリング・システムによることが不適当と認めるときは、あらかじめ総務課長の承認を得て他の方法によることができる。
2 文書類の保管又は保存に当たつては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるよう、あらかじめ準備しておかなければならない。
(事務担当者の文書の整理)
第41条 事務担当者は、受け取つた文書類を、未着手文書、未完結文書に区分整理し、完結文書は、速やかに文書類の保管をし、自己の手元においてはならない。
(保管単位)
第42条 文書類(文書管理システムにより保存する電磁的記録を除く。以下第44条までにおいて同じ。)の保管は、主管課において行うものとする。ただし、職員数、文書類の発生量、事務室の状況等により、主管課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。
2 前項ただし書きによる場合、主管課長はあらかじめ総務課長の承認を得なければならない。
(保管用具)
第43条 文書類の整理及び保管には、キャビネット並びに保存箱(以下「ファイルボックス」という。)及び必要な用具を使用するものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書類については、書庫類、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。
(文書の整理及び保管)
第44条 文書上の処理が完結したときは、必要に応じて利用できるよう当該文書を直ちに分類項目別に整理し、一定の位置に収納しておかなければならない。
2 前項の規定により文書類を保管するときは、原則として、3段キャビネットにあつては当該会計年度の完結文書は上2段に、前年度については下段に収納するものとする。ただし、その他のキャビネットにあつては、これに準ずるものとする。
(禁止事項)
第45条 保管文書は、これを抜きとり、取替え若しくは訂正してはならない。
(移し換え及び置き換え)
第46条 保管文書の移し換え及び置き換えは毎年度末に同時に行うものとする。
2 常時利用する保管文書は、移し換え及び置き換えを行わないことができる。
(文書の保存年限)
第47条 文書類の保存年限は、法令その他に定めのあるものを除くほか、次の6種とする。
永年
10年
5年
3年
1年
1年未満
2 前項の規定による保存年限を経過した文書類であつても、争訟等により保存が必要なものにあつては、保存年限を延長しなければならない。
(保存年限の設定)
第48条 文書類の保存年限は、文書分類保存年限表により主管課長が定めるものとする。ただし、定めがたい場合は、総務課長と協議の上決定する。
(保存年限の起算)
第49条 文書類の保存年限は、その完結した日に属する会計年度の翌年度初めから起算するものとする。ただし、暦年による必要のある文書類は、その完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(の分類)
第50条 文書類は、課(小笠原村役場組織条例(昭和45年条例第5号)第2条に規定する課、出納課、教育課及び議会事務局)を単位とし、保存年限ごとに分類整理するものとする。
2 文書分類保存年限表の作成又は変更は、主管課長の依頼により、総務課長が、主管課長と協議し、調整の上、決定するものとする。
(完結文書の保存方法)
第52条 保存を必要とする完結文書は、次に掲げるところに従い保存しなければならない。
(1) 会計年度(以下「年度」という。)による文書類は年度ごとに、暦年による文書類は、暦年ごとに仕分け、かつ、文書分類保存年限表に基づいて区分整理し、ファイルボックスに収納すること。
(2) 文書量の都合により、2年度又は2年以上にわたる分を同一のファイルボックスに収納するときは、区分紙を入れ、年度又は年の区分を明らかにしておくこと。
(3) ファイルボックスには、分類記号、分類項目その他必要な事項を記載すること。
(4) 年度又は年を越えて処理した文書類は、その事実が完結した年度又は年の文書類として区分すること。
(5) 相互に極めて密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては長期のものにより、分類項目を異にするものについては主たる文書類の分類項目により整理すること。
2 前項の規定により整理した保存文書は、一定の場所に整然と保存しておかなければならない。
(文書保存目録)
第53条 主管課長は、移し換え及び置き換えの際、前条の規定に基づき、文書保存目録を作成し、総務課長に提出しなければならない。
(機密文書の引継ぎ)
第54条 機密文書については、前条の規定によらないことができる。
(廃棄の手続)
第55条 保存文書が保存年限を経過したときは、主管課長は総務課長に協議の上、廃棄するものとする。
2 主管課長は、永年保存文書以外の文書類で、保管し、又保存する必要がなくなつたと認める文書類については、当該文書類の保存年限前においても総務課長と協議の上、廃棄することができる。
第6章 補則
(支所における文書の取扱い)
第56条 支所における文書類の管理については、この規程を準用するものとする。ただし、この規程に定めるところによることができないときは、総務課長の承認を得てこの規程以外の方法により処理することができる。
(機関の引継ぎ文書)
第57条 議会並びに教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会及び固定資産評価審査委員会から引継ぎを受けた文書類については、この規程を適用する。
(施行の細目)
第58条 この規程の施行に関し必要な事項は、村長の承認を得て、総務課長が定める。
附則
1 この規程は、平成14年10月1日から施行し、平成14年4月1日から適用する。ただし、第2条は、平成15年1月1日から施行する。
2 改正前の規程により調整した様式を使用していた場合は、当該様式の余白が現に残存するものは、なお使用することができる。
3 小笠原村役場処務規程第4章及び第5章を削る。
4 訓令を廃し、既にある訓令は規程に改める。ただし、既に規程として改正されたものは、当該番号を用いるものとする。
附則(平成17年3月31日規程第1号)
この規程は、平成17年4月1日から適用する。
附則(平成19年3月30日規程第2号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和元年12月25日規程第1号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。
別表1 左横書き文章の用字及び符号
1 漢数字(固有名詞、数量的な意味の薄い語及び慣用的な語の中に含まれているもの並びに1万未満の端数を含まない数字の万又は億を除く。)は、「アラビア数字」とし、3位ごとに「コンマ」で区切る。
2 条例、規則、規程及び要綱等の号番号として用いられる漢数字は、「横かつこで囲んだアラビア数字」を用いる。
3 前号に定める号の細分番号として用いられる用字は、「アイウエオ順によるかたかな」を用い、丸かつこで囲んだアラビア数字は用いない。
4 「左の」及び「左記」は、「次の」を、「左に」は、「次に」を、「上欄」及び「下欄」は、「左欄」及び「右欄」を用いる。
別表2 課収受印
名称 | 書体 | 寸法 | 印影 |
課収受印 | 明朝体 | 径30ミリメートルの方円 |
|
別表3
文書保存年限基準
永年 永年保存を要する文書は、おおむね次のとおりとする。
1 条例、規則、規程類の立案、公布に関する文書
2 議案、報告その他村議会に関する重要な文書
3 官公庁からの指令、通達等でその効力が長期に及ぶ文書
4 官公庁に対する上申、報告等で将来の参考となる重要な文書
5 各会計歳入歳出予算及び決算書
6 職員の進退、賞罰に関する文書
7 許可、認可等で重要な文書
8 訴訟、和解及び行政不服申立てに関する文書
9 村の歴史資料となるべき文書
10 村の廃置分合に関する文書
11 村の行政区画に関する文書
12 財産、財務に関する台帳、原簿
13 官報、東京都公報で村政に係る事項のあるもの
14 各種統計調査書で村勢の記録となるもの
15 表彰に関する重要な書類
16 前各号のほか、永年保存を必要とする文書
10年 10年保存を要する文書は、おおむね次のとおりとする。
1 要綱、通達等でその効力が短期で永年保存の必要がないもの
2 村議会に関する比較的重要な文書
3 官公庁からの指令、通達等で比較的重要な文書
4 官公庁に対する上申、報告等の文書で重要なもの
5 人事、給与に関する書類で永年保存の必要がないもの
6 許可、認可等で比較的重要な文書
7 陳情、請願等に関する文書
8 監査に関する文書
9 工事請負及び物品購買に関する重要な文書
10 各種統計、調査、証明等で永年保存の必要がないもの
11 表彰に関する比較的重要な文書
12 前各号のほか、10年保存を必要とする文書
5年 5年保存を要する文書は、おおむね次のとおりとする。
1 財務、会計に関する文書で決算報告の終わつたもの
2 予算関係の執行に関する文書
3 文書管理関係の簿冊
4 照会、回答等の文書で比較的重要なもの
5 諮問、答申等に関する文書
6 前各号のほか、5年保存を必要する文書
7 非常勤職員の任用に関する文書
8 職員(非常勤職員を含む。)の出勤簿、旅行命令簿、年次休暇簿、超過勤務命令書及び復命書
9 前各号のほか、5年保存を必要とする文書
3年 3年保存を要する文書は、おおむね次のとおりとする。
1 予算及び決算に関する文書で軽易なもの
2 報告、資料等の文書
3 前2号に定めるもののほか、3年保存を必要する文書
1年 1年保存を要する文書は、おおむね次のとおりとする。
1 職員の勤務に関する願、届等の文書
2 職員住宅に関する届等の文書
3 原簿又は台帳に記入済みの届書等で軽易なもの
4 東京都公報
5 前各号に定めるもののほか、1年保存を必要とする文書
1年未満 1年未満保存を要する文書は、おおむね次のとおりとする。
1 一時の通知、照会等で、他日参考とする必要のないもの
2 調査の終わつた諸報告資料
3 随時発生し、短期なもの
4 前各号に定めるもののほか、1年未満保存を必要とする文書
備考
1 監査、検査等に係る文書については、当該監査、検査等の終わるまでの期間を考慮して保存期間を定めるものとする。
2 収支命令の根拠となる文書は、保存期間の経過後も村議会の決算認定が終わるまで保存するものとする。
